E-Commerce-Fulfillment für Nahrungsergänzungsmittel: Ihre Checkliste für den perfekten Dienstleister

1.1 Kontinuierlicher Produktnachschub für stabile Lieferketten

Jeroen (J): Großen Wert sollte man auf eine effiziente Einlagerung seiner Ware beim Dienstleister legen, insbesondere bei schnell verkäuflichen Produkten wie eben Nahrungsergänzungsmitteln. Ein zentraler Punkt auf der Checkliste ist zudem die Gewährleistung eines kontinuierlichen Nachschubs, sei es monatlich oder vierteljährlich. Auch die Dokumentation von Lot-Nummern ist dabei entscheidend, um im Fall eines Rückrufs genau nachvollziehen zu können, welche Produkte an welche Kunden ausgeliefert wurden.

1.2 Effiziente Einlagerung und transparente Bestandsführung

Maik (M): Effiziente Lösungen decken alle Bereiche ab, angefangen beim Wareneingang bis hin zu möglichen Retouren. Transparente und effiziente Prozesse sind dabei essentiell. Insbesondere für Kunden, die auf mehreren Vertriebskanälen präsent sind, ist ein Echtzeit-Monitoring der Lagerbestände unverzichtbar, um Engpässe zu vermeiden.

1.3 Automatisierte Lagerhäuser für fehlerfreie Prozesse

J: Automatisierte Warehouses garantieren im Gegenzug zu manuellen Warehouses einen nahezu fehlerfreien Pick-Prozess. 

1.4 Nachhaltige Verpackungsoptionen

J: Luftfreies Verpacken ist aktuell eher noch die Ausnahme bei Fulfillment-Dienstleistern, nicht die Regel. Dabei hat es eindeutige Vorteile, immer die kleinstmögliche Verpackung zu nehmen:

• Es ist nachhaltiger, weil “keine Luft verschickt” wird.
• Es ist kosteneffizienter, vor allem bei internationalen Sendungen, da dort teilweise nach Volumen berechnet wird, was schnell richtig teuer werden kann.

1.5 Flexibles Branding und Optimierung des Cashflows

J: Zu Marketingzwecken ist natürlich das Bedrucken der Versandverpackungen super. Dank externer Dienstleistern, die das anbieten, müssen die Kunden keine vorbedruckten Verpackungen nutzen, was auf ihre Flexibilität und ihren Cashflow einzahlt und sich positiv auf ihre Lagerkapazitäten auswirkt. Externe Fulfillment-Dienstleistern drucken nämlich nach Bedarf. Somit ist es auch möglich, jede Woche seine Werbebotschaft zu ändern, wenn man will. Mehr dazu im Blogartikel “Die Bedeutung von effektivem E-Commerce-Fulfillment für Nahrungsergänzungsmittel”. Allerdings gehört Werbebedruckung auf Paketen zu Branding- und Promotion-Zwecken bei vielen Fulfillern noch nicht zum Standardangebot.

2.1 Verwendung einer Middleware

M: Die meisten Kunden nutzen in der Regel nur ein System. Eine entscheidende Frage, die sie sich stellen sollten, lautet aber: “Läuft unser Geschäft ausschließlich über unseren eigenen Webshop oder planen wir, auch auf anderen Marktplätzen zu verkaufen?” Wenn Letzteres der Fall ist, empfiehlt sich die Verwendung einer zentralen Lösung mit einer Middleware wie Billbee, mit der sich der externe Dienstleister verbinden kann. Dies erleichtert den Datenaustausch und vermeidet die Notwendigkeit, für jeden Marktplatz ein separates System zu verwenden. Amazon, unter anderem, stellt hohe Ansprüche; dafür muss man eine gute Liefer-Performance haben, z.B. das Tracking zurückmelden.

2.2 Vorhandensein von Standard-Schnittstellen

J: Wichtige Schnittstellen, die gegeben sein sollten, sind die für

• die Ankündigung des Wareneingangs
• den Austausch von Produktdaten aus dem System
• die Bestandsdaten
• die Bestelldaten 
• die Versanddaten inklusive Tracking-Informationen
• die Retouren, für einen schnellen Refund der Kunden

Wenn eine Nicht-Standardschnittstelle erforderlich ist, sollten Kunden die Möglichkeit haben, einen Partner nach Wunsch zu wählen. Durch unsere IT-Abteilung können wir dem Kunden alternativ auch eine individuelle Schnittstelle erstellen, die an sein Warenwirtschaftssystem oder eine ältere Shopversion angeschlossen werden kann. 

2.3 Dauer der Anbindung an die Schnittstellen

M: Der Onboarding-Prozess dauert bei einer Standardschnittstelle in der Regel 4 bis 6 Wochen. Mit Plattformen wie Shopify kann dies auch innerhalb einer Woche erfolgen.Wir bieten zudem eine standardisierte Programmierschnittstelle an, über die Kunden sich auch selbst anbinden können.

3.1 Eignung für für mittel- und langfristige Partnerschaft

J: Der Dienstleister sollte zur 5-Jahres-Planung eines Unternehmens passen. Er muss schnellem Wachstum standhalten können. Ein wichtiges Konzept hierbei ist das Multi-Warehousing-System, das es ermöglicht, flexibel auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren und das Wachstum zu unterstützen. 

Onlinehändlern raten wir, Fragen wie “Was passiert, wenn mein Unternehmen im nächsten Jahr das Zehnfache umsetzt? Können Sie mitziehen?” zu stellen, um sicherzugehen, dass der Dienstleister skalierbare Lösungen und Konzepte bietet, die auf Wachstum ausgelegt sind. Das Konzept von Active Ants ist z.B., unsere Immobilien zu mieten, damit wir unser Kapital in unsere eigene Skalierbarkeit und schnelles Wachstum investieren können. Das kommt dann wiederum dem Kunden zugute, weil wir ihm auf diese Weise schnell mehr Standorte – national, aber auch international – bieten können.

3.2 Leistungsfähigkeit bei Spitzenbelastungen

M: Wichtig ist auch, dass der Dienstleister in der Lage ist, Peaks wie die Black Week oder Weihnachten erfolgreich zu bewältigen. Durch Automatisierung können auch kurzfristige Aktionen wie Werbeaktionen deutlich besser umgesetzt werden als mit manuellen Kräften.

3.3 Transparenz und Verständnis – auf beiden Seiten

J: Eine erfolgreiche Partnerschaft erfordert eine transparente Zusammenarbeit, bei der beide Seiten die Arbeitsabläufe des anderen verstehen und sich gegenseitig unterstützen können.

4.1. Geografische Nähe dank Multi-Warehousing

J: Die geografische Nähe des Dienstleisters ist wichtig, damit der Onlinehändler bei Bedarf selbst vor Ort sein kann. Zum einen, damit sich beide Seiten auch mal persönlich kennenlernen und man weiß, mit wem man es zu tun hat. Dann arbeitet man auch einfach besser zusammen, ist unsere Erfahrung. Zum anderen, um beispielsweise Retouren ggf. einfacher abholen zu können. Und zum Dritten, um Lieferkosten und -zeiten zu reduzieren und näher am Endkunden zu sein. 

M: Wir bieten zu diesem Zweck Multi-Warehousing, also mehrere Lager im Herzen Europas, an: in Deutschland, den Niederlanden, Belgien und im Vereinigten Königreich. So ist man als Onlinehändler in dem Land, in dem man Geschäfte macht, vor Ort. Jeder unserer Fulfillment-Standorte ist vollständig mit dem Active Ants Autostore, intelligenten Lagerrobotern und Verpackungsmaschinen für einen schnellen und fehlerfreien Fulfillment-Prozess ausgestattet. 

4.2 Transparenz in der Lieferkette

J: Wichtig ist auch Transparenz in der Lieferkette, einschließlich Lotnummern, Mindesthaltbarkeitsdaten und einer sinnvollen Einlagerung der Produkte.

4.3 Betreuung und Support

M: Erstrebenswert ist meines Erachtens auch, dass ein Onlinehändler seine persönlichen Account Manager und Service Manager beim Fulfillment-Dienstleister hat. Das macht die Kommunikation persönlicher und vor allem schneller und reibungsloser.

5.1 Umsetzung Ihrer Anforderungen und Richtlinien als Onlinehändler

J: Bei der Bearbeitung von Rücksendungen und Retouren ist es wichtig, dass wir als Fulfillment-Dienstleister unsere Kunden optimal unterstützen können. Bei Nahrungsergänzungsmitteln sind Rückläufe zwar selten – normalerweise liegt die Rate bei nur etwa einem Prozent. Dennoch müssen wir sicherstellen, dass wir die Anforderungen und Richtlinien unserer Kunden diesbezüglich vollständig umsetzen können. 

5.2 Mögliche Kapazitäten und Retourenvolumen des Fulfillment-Dienstleisters

J: Daher sollten die Onlinehändler ihrem (potenziellen) Fulfillment-Dienstleister Fragen stellen wie: “Welche Kapazitäten habt ihr und wie viel Retourenvolumen könnt ihr bewältigen?”

5.3. Automatisierte und/oder manuelle Retourenabwicklung?

M: Ebenfalls wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die Frage: “Wie viel der Retourenbearbeitung geht automatisiert, wie viel muss manuell erledigt werden?” Es ist entscheidend, dass der Fulfiller die spezifischen Anforderungen seiner Kunden auch wirklich berücksichtigen kann, um eine effiziente und kundenorientierte Abwicklung von Rücksendungen zu gewährleisten.

(M) : Erkundigen Sie sich, welche Kostenkomponenten in den Angeboten des Fulfillment-Dienstleisters enthalten sind. Tipp: Fragen Sie nach einer Beispielkalkulation pro Sendung, um einen Business Case zu erstellen. Und vermeiden Sie All-Inclusive-Packages. Lassen Sie sich für eine transparente Preisgestaltung alles genau aufschlüsseln: Was sind die Pick-Kosten, was sind die Pack-Kosten, was die Versandkosten etc.? 

(J): Achten Sie darauf, dass Sie konkrete und ehrliche Daten zur Verfügung stellen, damit Sie ein realistisches Angebot erhalten können. Wir zum Beispiel unterzeichnen Ihnen gerne eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA), um Ihre Daten zu schützen.

7.1 Ist der Dienstleister Mitglied einer Branchenvertretung?

Überprüfen Sie, ob der Dienstleister Mitglied einer Branchenvertretung wie dem BEVH (Bundesverband E-Commerce und Versandhandel Deutschland) ist. Wir von Active Ants sind es aktuell noch nicht, aber arbeiten daran.

7.2 Welche Erfahrungen haben andere Kunden aus ähnlichen Branchen oder mit ähnlicher Unternehmensgröße mit ihm gemacht?

(M) : Fragen Sie bei dem Dienstleister nach, ob Sie mit Kunden von ihm sprechen dürfen, um Erfahrungen aus erster Hand zu erhalten. Auch wenn diese Kunden im Allgemeinen mit der Fulfillment-Leistung zufrieden sein dürften – es gibt doch immer Optimierungspotenzial. 

(J): Direkte Konkurrenten von Ihnen werden möglicherweise nicht für ein Gespräch zur Verfügung stehen. Aber ein guter Dienstleister wird schauen, dass er sie mit Kunden aus ähnlichen Branchen, z.B. aus dem Lebensmittelbereich, oder mit ähnlicher Unternehmensgröße in Kontakt bringen kann.

7.3 Machen Sie Testbestellungen bei anderen Kunden des Fulfillers

(M): Heißer Tipp am Schluss unserer Checkliste: Machen Sie Testbestellungen bei verschiedenen Kunden des Fulfillment-Dienstleisters, um die Zuverlässigkeit und Qualität seiner Arbeit besser einschätzen zu können. Die Kunden finden Sie in der Regel auf seiner Website.